季節の行事準備がバタつく…どう段取り？｜無理なく進めるための考え方と現場の工夫

介護施設やデイサービスでの季節行事は、
利用者さんにとって楽しみや生活のメリハリにつながる大切なイベントです。

その一方で、

「気づいたら直前で準備が山積み」
「スタッフも利用者さんも疲れてしまう」
「当日を楽しむ余裕がなくなる」

といった悩みを感じたことがある方も多いのではないでしょうか。

行事準備がバタつく原因は、やる気や段取り力の問題ではなく、
進め方が“行事当日基準”になってしまっていることがほとんどです。

この記事では、季節の行事準備をスムーズに進めるために、
現場で無理なく実践できる段取りの考え方と具体的な工夫を詳しく解説します。

① 行事準備がバタつきやすい理由を整理する

まず、なぜ行事準備は毎回慌ただしくなりやすいのでしょうか。

よくある原因として、

• 「まだ先だから」と後回しにしてしまう
• 通常業務が忙しく、準備に手を付けにくい
• 誰が何をするか決まっていない
• 当日をゴールにして一気に準備しようとする

といった点が挙げられます。

特に介護現場では、
日々のケアが最優先になるため、
行事準備はどうしても後回しになりがちです。

だからこそ、
「忙しい前提」で組み立てる段取りが必要になります。

② 行事当日から「逆算」して考える

バタつきを減らすために、
まず意識したいのが、

行事当日から逆算して考える

という視点です。

例えば、

• 当日に必要な物は何か
• 前日までに終わっているべき作業は何か
• 1週間前にできていれば安心なことは何か

といった形で、
「いつまでに何が終わっていればいいか」を整理します。

ゴールが明確になると、
「今日はこれだけやればOK」
と作業を細かく分けることができ、
心理的な負担も減ります。

③ 準備そのものをレクリエーション化する

行事準備を「裏方作業」として職員だけで進めようとすると、
どうしても時間と労力が足りなくなります。

そこでおすすめなのが、

準備作業そのものをレクリエーションとして取り入れる

という考え方です。

例えば、

• 飾り作りを工作レクとして行う
• 貼る・塗る・切るなど役割を分ける
• 行事にまつわる思い出話をしながら進める

こうすることで、

• 準備が少しずつ進む
• 利用者さんの参加意欲が高まる
• 職員の負担が分散される

といったメリットがあります。

「完成度」よりも「一緒に作る時間」を大切にすると、
行事そのものへの期待感も自然と高まります。

④ 作業は小さく分けて“少しずつ”進める

行事準備が大変に感じる原因の一つは、
作業をまとめて考えてしまうことです。

例えば、

「飾りを全部作る」
「当日の準備を整える」

と考えると、
一気に負担が大きく感じられます。

そこで、

作業をできるだけ小さく分ける

ことがポイントです。

例えば、

• 今日は色紙を切るだけ
• 次回は貼る作業だけ
• 空いた時間に掲示位置を決める

「10分で終わる作業」を積み重ねることで、
気づいたときには準備がかなり進んでいる、
という状態をつくりやすくなります。

⑤ 役割分担をゆるやかに決めておく

行事準備が直前で混乱しやすい原因の一つに、
「誰が何をやるのか分からない」
という状態があります。

細かく決めすぎる必要はありませんが、

• 全体を見る人
• 飾り担当
• 当日の進行担当

といったように、
大まかな役割を共有しておくだけでも、
動きやすさが大きく変わります。

「手が空いた人がフォローする」前提で、
ゆるやかに決めておくのが現場向きです。

⑥ 行事は「完璧」を目指さなくていい

行事準備がしんどくなる背景には、

「ちゃんとやらなきゃ」
「失敗できない」

というプレッシャーが隠れていることもあります。

しかし、利用者さんにとって大切なのは、

豪華さや完成度より、雰囲気と関わり

であることがほとんどです。

多少準備が簡素でも、
笑顔や会話が生まれる時間があれば、
それは十分に価値のある行事です。

「無理なく楽しめる範囲」で行うことが、
次の行事につながるポイントでもあります。

⑦ 振り返りを次回につなげる

行事が終わった後、
少し落ち着いたタイミングで、

• 準備で大変だったこと
• 早めにやっておいて良かったこと
• 次回改善できそうな点

を簡単に振り返っておくと、
次の行事がぐっと楽になります。

記録に残さなくても、
スタッフ間で共有するだけでも十分です。

まとめ：行事準備は「早め・少しずつ・一緒に」が鍵

季節の行事準備がバタついてしまうときは、

① 行事当日から逆算する
② 準備をレクリエーション化する
③ 作業を小さく分ける
④ 役割をゆるやかに共有する
⑤ 完璧を目指さない

この視点を意識してみてください。

行事は、
「準備で疲れるもの」ではなく、
日常を少し彩る時間であるはずです。

無理のない段取りで、
スタッフも利用者さんも楽しめる行事づくりを目指していきましょう。